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Caya Post oder Dropscan? Vergleich der Postdigitalisierungs-Riesen

Du möchtest Deine Post digital empfangen, weißt aber nicht, welcher Anbieter sich dafür am besten eignet? Wir haben bei den beiden deutschen Riesen Caya Post und Dropscan einen Account erstellt und einige Monate getestet. Das ist das Ergebnis!

caya oder dropscan Vergleich, blauer Briefumschlag symbol
Flaschenpost ist veraltet, Sand und Muscheln im Hintergrund

Flaschenpost war gestern - heute geht alles digital

Vorteile der Postdigitalisierung

Als Dauerreisender oder digitaler Nomade ist ein E-Postfach eigentlich ein Muss. Natürlich muss nicht immer eine häufige Abwesenheit der Grund für die Nutzung dieses Services sein. Vielleicht möchtest Du auch einfach Herr über den Papierkrieg werden, nur noch wenig Papier verwenden oder Deine Zeit nicht mit dem Aufreißen und Ordnen der Post verschwenden.


Egal was Dein Beweggrund für die Umwandlung Deiner Post ist: Caya und Dropscan bringen Dir Deine Post überall auf der Welt auf das Display Deines Smartphones oder Laptops. Deine Post wird von den Anbietern gescannt und digitalisiert. Das geschieht vollautomatisch und Datenschutz-konform.


Beide Anbieter ermöglichen Dir nach der Anmeldung einen Nachsendeauftrag (ca. 25€ / Jahr) bei der deutschen Post zu erstellen. Nach einer kurzen Vorlaufzeit von bis zu 14 Tagen, sollte nun die ganze Post beim neuen Anbieter landen und Du wirst zeitnah per App benachrichtigt. Du kannst die Post auch direkt mit Deiner Scanadresse empfangen.


Der Service von Dropscan


Dropscan scheint erstmal der etwas teurere Anbieter zu sein. Es liegt aber an dem eigenen Bedarf! Wer nur 1-3 weiter zu leitende Briefe pro Monat erwartet, aber Frau und Kinder hat, der kann hier dennoch sparen. Fünf Empfänger sind hier nämlich inklusive.


Zudem bieten sich neben der unbegrenzten Umschlag-Scans, die in jedem Tarif enthalten sind, auch Anbindungen zu den eigenen Cloudspeichern des Kunden.


Dies bedeutet, dass ich mich nicht nur auf die Speicherung bei Dropscan verlassen muss, sondern diese auch gleich in meinem Google-Drive oder meiner Dropbox ablegen kann. Das prädestiniert auch für automatisierte Geschäftspostadressen, wozu es eigene Tarife mit mehreren Postboxen gibt.


Aufbewahrungszeiten der Post


Der günstigste Tarif (12,90€ / Monat) bewahrt nur 14 Tage auf. Dann muss entweder vernichtet werden oder mit geringen Unkosten (2,50€ pro Sammelsendung) weitergesendet werden. Die Öffnungen und Vollscans sind in diesem Tarif leider auch kostenpflichtig.

Der Service von Caya Post


Caya ist in vielen Fällen, die günstigere Alternative, hat aber - bis auf den Family-Tarif - nur einen Empfänger inklusive. Ebenfalls lassen sich in jedem Tarif unbegrenzt Briefe empfangen und sogar öffnen. Dies bedeutet, dass in jedem Tarif sogar Vollscans enthalten sind.


Bemerkenswert ist auch das Tagging. Briefe können mit Labels versehen werden, was einerseits automatisch geschieht andererseits aber auch manuell geschehen kann.


Aufbewahrungszeiten der Post


Sogar der Einsteigertarif erlaubt einen Vollscan und eine kostenfreie Aufbewahrung von 3 Monaten. Das ist für die lächerlichen 3,99€ im Monat beachtlich. 


Dropscan und Caya Post - Vergleich


Behörden und Dropscan


Bei Behörden ist es problemlos möglich, eine Dropscanadresse zu hinterlegen, da es sich um eine Volladresse handelt. Dies ist ein wesentlicher unterschied zu Caya und sollte bei der Auswahl bedacht werden. 


Behörden und Caya


Kann man dem Finanzamt und anderen Behörden direkt die Adresse von Caya geben? Ich, Christian, habe es versucht und es war nicht möglich, weil es sich um eine Straßenpostleitzahl handelt und die Maske vom Finanzamt Gießen diese nicht erfassen konnte.


Tja, dann halt keine Korrespondenzadresse bei diesen alten und verkrusteten Strukturen. Da ich in Deutschland noch einen Steuerberater habe ihn bald nicht mehr brauche, alles kein Problem.


Aufgrund meiner Abmeldung aus Deutschland wusste das Finanzamt bereits von meiner Abwesenheit. Zur Not können sie einfach nicht mit mir korrespondieren - na und? Selbst schuld, wenn ihre Technik versagt.


Nachsendung im Allgemeinen


Beide Anbieter ermöglichen sofort die Einrichtung eines Nachsendeservices, was mit Kosten von derzeit 25€ pro Jahr einhergeht. Alles wird vom Anbieter selbst erledigt.


Generell sollten auch die Briefe umgeleitet werden, wo explizit "keine Nachsendung" erwünscht ist. "The Post simply doesn't care." Dein Glück. Krankenkassenschreiben und alles sonst noch Wichtige ist immer bei mir angekommen!


Wer auf Nummer sicher gehen will oder sogar keinen Nachsendeservice wünscht, der muss sich für Dropscan entscheiden, darf dafür aber auch die Cloudanbindung genießen.

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Ein Trick, um bei Caya Post Kosten zu sparen


Nutzt Du den Service als Paar, dann ist es meist günstiger, wenn jeder seinen eigenen Account macht. Natürlich sind die Postadressen dann unterschiedlich und ihr benötigt zwei Nachsendeaufträge a 25€ / Jahr. Ihr zahlt in diesem Fall nur die Grundgebühr (Caya) von 3,99€ pro Monat und Person.


Ihr könnt die Originalpost dann 3 Monate kostenfrei verwahren lassen. Danach wird sie entweder vernichtet oder 0,99€ pro Sendung + Porto zur Wunschadresse berechnet. Bekommt ihr wenig Post, dann bleibt ihr zu zweit bei Kosten um die 10€ im Monat.


Achtung Falle! Denke nicht, dass Du einen Nachsendeauftrag für zwei Personen einrichten kannst, wenn Du die "Minimalist"-Variante gewählt hast. Das geht nicht durch. Du musst dann zum Familientarif wechseln (19,99€ / Monat).


Nachweise für einen Wohnsitz


Vielleicht benötigst Du für die Vervollständigung mancher Masken (für Firmengründungen oder Bankkonten) einen Nachweis Deiner Adresse. Unserer Erfahrung nach ist es mit bisherigen Bankauszügen oder Webhoster-Rechnungen getan, z.B. bei einem sehr günstigen Host wie All-Inkl.


So eine günstige Server-Rechnung ging bisher immer als Verbrauchsrechnung durch und eine Webseite brauchen die meisten digitalen Nomaden sowieso.


Hier können wir natürlich keine Gewähr geben, doch es kam bisher zu keinen Komplikationen. Auch wenn man bei Dropscan die Adresszeile "Scanbox #12345" weglässt, wird die Post dennoch zugestellt. Denn die Adresszeile "Scanbox" ist natürlich in KYC-Prozeduren unnötig verdächtig.


Dieser Lifehack macht das Leben als Nomade ohne Wohnsitz wesentlich leichter und man muss beim Wegzug keine doofen Fragen von Banken und anderen Anbietern befürchten.


Ein steuerrelevanter Lebensmittelpunkt kann dadurch auch nicht ausgelöst werden, da hinter der Adresse ja offenkundig ein Scan-Dienst steckt und kein Ort, wo man wohnen kann. Wenn überhaupt, dann handelt es sich hier eher um einen Beleg für einen nicht vorhandenen Lebensmittelpunkt.

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Fazit


Dropscan gibt eine Volladresse und ermöglicht die Anbindung an viele Cloudlösungen. Dadurch sollte das Hinterlegen der Dropscan-Adresse als amtliche Korrespondenzadresse überall möglich sein. Dafür zahlt man in den meisten Fällen etwas mehr.


Caya ist zwar in den meisten Fällen die etwas günstigere Alternative, doch hat den Nachteil, dass in unserem Fall das Finanzamt die Adresse nicht akzeptierte. Bei Nachsendungen gab es bisher allerdings keine Probleme. Das (Auto-)Tagging ist ein nettes Extra, was im Vorhinein die Briefpost sinnvoll sortiert.


Hier geht es zu Dropscan und hier zu Caya (erster Monat kostenlos mit Caya Gutscheincode "cjyhic4wval9m0d72r9umk782").


Lies weiter über passende Themen in unseren Sektionen Finanzstruktur und Business.


Ich hoffe, dass wir Dir mit diesem Artikel helfen konnten. Wenn Du noch Fragen oder zusätzliche Punkte hast, dann schreibe es doch gerne unten in die Kommentare! Auch Deine Bedenken kannst Du gerne äußern. Vielleicht können wir Dir bei Deinen individuellen Problemen eine Hilfestellung geben?

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